Mi modelo de reunión individual

Cuando mi equipo comenzó a crecer y me vi “encargada” de guiar o ayudar profesionalmente a más y más personas, me di cuenta de que era el momento de implementar un sistema de seguimiento individual con cada miembro del equipo para asegurarme de que todos seguían mejorando mientras crecían dentro de la empresa y, todo eso, siendo felices con su trabajo. Y aquí entra la famosa reunión individual que he comentado en entradas anteriores.

La idea de estas reuniones es que fueran momentos personales, alejados de la típica evaluación corporativa que hacíamos dos veces al año. Se trataba de dar un seguimiento más continuado y de crear un entorno relajado en el que pudiésemos hablar de todo sin limitarnos a conceptos evaluables o meramente laborales.

Para entender un poco mejor esto, os voy a explicar las características de mi modelo personal por si os sirve con vuestros equipos:

• Usamos una plantilla que veremos ahora en mayor detalle. Cada miembro del equipo la rellena antes de la reunión. Esta es una forma de crear una conversación más productiva, ya que la persona con la que me reúno ha reflexionado previamente sobre los puntos que vamos a comentar juntos.
• Ambos reservamos tiempo en nuestras agendas para tener esta conversación, por lo que es importante mostrar compromiso: la persona con la que me reúno se compromete a rellenar la plantilla y yo a reenviársela con mis comentarios, de forma que pueda guardarla y se revise brevemente durante la siguiente reunión.
• Aunque esto depende de varios factores, me gusta que esta reunión la lleve a cabo el responsable directo de cada persona porque con ello se consigue, por una parte, que el invitado a la reunión se relaje y sea lo más sincero posible y, por otra, que quien guía la reunión se acostumbre a la cultura de equipo que intento crear, en la que nos esforzamos por hacer de nuestro lugar de trabajo un lugar agradable donde todos tengamos un camino y nos establezcamos objetivos personales. Si nos acostumbramos a esto, todos, por muy grande que sea el equipo, tendremos a una persona de apoyo que se asegure de que seguimos mejorando y creciendo en la empresa. Esto dependerá de la jerarquía de cada compañía y de lo confiada que se sienta cada persona para hablar de sí misma y de su carrera.

Y ahora sí, ¿en qué consiste esta reunión? Mi plantilla tiene únicamente 5 preguntas que basé en lo que recordaba de antiguas reuniones de seguimiento con los responsables que tuve en mi primera empresa, pero que fui refinando con el tiempo. Me gusta que la plantilla no sea demasiado extensa ya que nuestro objetivo final es reflexionar y hablar, no rellenar un documento. Estas son las preguntas:

1. ¿Qué es lo que más te ha gustado del trabajo en los últimos meses/desde nuestra última reunión?

Con esta pregunta podemos identificar qué hace feliz a nuestro equipo para poder potenciarlo y de esta forma también iniciamos la conversación con un punto positivo, que siempre es agradable.

Las respuestas pueden variar desde “me gustan los proyectos en los que estoy involucrado” hasta “me gusta tener flexibilidad horaria” o “mi relación con el equipo es muy buena”.

2. ¿Qué es lo que menos te ha gustado del trabajo en los últimos meses/desde nuestra última reunión? ¿Esto ha ido mejorando o se mantiene igual en este momento?

Con esto identificamos qué puede mejorar en el día a día de la persona en cuestión e incluso si hay algún factor que afecta a más de un miembro del equipo.

Siempre he animado a mi equipo a que sean especialmente sinceros en este punto por irrelevante que pueda parecerles su respuesta. A veces un factor negativo como puede ser perder tiempo en atascos todos los días se puede solucionar con empezar a trabajar desde casa un poco más temprano y venir a la oficina cuando el flujo de coches sea menor o con el teletrabajo en caso de que nuestra empresa lo permita.

3. ¿Cómo te has visto a ti mismo en los últimos meses/desde nuestra última reunión?

Esta pregunta nos sirve para hacer autocrítica e identificar qué puntos queremos seguir trabajando para que esta persona siga creciendo y mejorando.

Algunos ejemplos de las respuestas que buscamos con esta pregunta pueden ser “me he visto lento, todavía me cuesta adaptarme al ritmo”, “creo que tengo que revisar más mis entregables porque suelo cometer pequeños fallos” o “todavía no domino esta herramienta y veo que me falta conocimiento para poder conseguir mejores resultados”.

4. ¿Qué te gustaría trabajar de aquí a nuestra próxima reunión?

Aquí no se trata de que esta persona exprese su objetivo a largo plazo en la empresa, sino en buscar pequeñas metas que podamos trabajar en uno o dos meses para mejorar nuestro entorno de trabajo y con ello, nuestra felicidad en el día a día.

Por ejemplo, aquí se podría incluir un objetivo del tipo “quiero mejorar mis habilidades con Excel” (lo que nos traería una clara acción para realizar de cara a la siguiente reunión, como puede ser un curso gratuito o del repositorio de nuestra empresa), pero también algo como “voy a tomarme 15 minutos al día para tener una charla informal con diferentes compañeros para trabajar mis relaciones interpersonales”.

Lo único que me gusta recalcar aquí es que nos centremos en dos o tres pequeños objetivos para que sea algo llevadero, medible y que no nos agobie tratar de llegar a ellos en el plazo que transcurre desde una reunión hasta la siguiente.

5. ¿Qué te falta o qué necesitarías en tu día a día de tu responsable?

Este punto es esencial para que nosotros también sigamos mejorando como profesionales y es importante que seamos sinceros y sepamos escuchar a la otra persona. Con esto quiero decir que si una persona nos dice que necesitaría mayor supervisión o autonomía por nuestra parte, que tengamos una reunión semanal o que querría tener más contexto del progreso del departamento, por ejemplo, es el momento de autoevaluarnos y aprender en lugar de excusarnos. Siempre he intentado abrir la conversación para que lleguemos a un acuerdo (y aquí suelen aparecer tareas u objetivos para nosotros) de forma que esto haya mejorado en la siguiente reunión.

6. Por último, siempre me gusta apuntar las tareas que quedan pendientes u otros puntos que hayamos comentado para verlos en la siguiente reunión y fijar una fecha para esta. Así, aunque sea una fecha tentativa, no pasarán varios meses hasta que volvamos a sentarnos a hablar.

Como experiencia personal os puedo asegurar que de estas reuniones han salido, por ejemplo, iniciativas que comenzaron siendo un problema para un empleado y terminaron mejorando la situación de todo el equipo; objetivos personales que terminaron dando mucha visibilidad en la empresa a todo el equipo; o conversaciones sumamente productivas que nos han hecho mejorar como profesionales y como personas a ambas partes.

Por último, os dejo por aquí un ejemplo de reunión para que veáis posibles respuestas y mis comentarios a ellas (resaltados en otro color), y una plantilla para que podáis adaptar a vuestras necesidades y utilizarla en vuestras reuniones de seguimiento.

Yo os animo a probar este método durante unos seis meses y a que me contéis vuestra experiencia; si esto ha supuesto algún cambio en vuestro día a día y el de vuestro equipo o si, por el contrario, no os han ayudado demasiado.

Por supuesto, no os agobiéis si algunas reuniones no son demasiado productivas o la otra persona no se abre lo suficiente con nosotros. En estos casos, aunque creamos que no ha servido de nada, siempre es una forma de abrir nuestra puerta a cada miembro del equipo y demostrarle que nos importa su rol en el departamento y en la empresa y que queremos ayudar a que siga creciendo y siendo mejor profesional en la medida de nuestras posibilidades.

Espero que esto os ayude y os inspire para seguir ayudando a otros.

Gema